Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Skrbnik dokumentov
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo skrbnika dokumentov, ki bo odgovoren za učinkovito upravljanje, organizacijo in nadzor nad vsemi vrstami dokumentacije v podjetju. Idealni kandidat bo imel izkušnje z arhiviranjem, digitalizacijo dokumentov ter zagotavljanjem skladnosti z zakonodajo in internimi politikami podjetja. Skrbnik dokumentov bo ključen člen v zagotavljanju, da so vsi dokumenti pravilno shranjeni, dostopni in zaščiteni pred nepooblaščenim dostopom.
Vaše naloge bodo vključevale vzpostavitev in vzdrževanje sistema za upravljanje dokumentov, sodelovanje z različnimi oddelki za zagotavljanje pravilnega pretoka informacij ter usposabljanje zaposlenih glede pravilnega rokovanja z dokumenti. Poleg tega boste odgovorni za spremljanje rokov hrambe dokumentov, pripravo poročil o stanju dokumentacije ter sodelovanje pri notranjih in zunanjih revizijah.
Pomembno je, da imate odlične organizacijske sposobnosti, poznavanje zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov (npr. GDPR) ter sposobnost dela z različnimi informacijskimi sistemi. Prav tako pričakujemo visoko stopnjo natančnosti, zanesljivosti in sposobnost samostojnega dela.
Če ste oseba, ki uživa v strukturiranem delu, ima občutek za red in sistematičnost ter želi prispevati k učinkovitemu delovanju podjetja, vas vabimo, da se prijavite na to delovno mesto.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Vzpostavitev in vzdrževanje sistema za upravljanje dokumentov
- Digitalizacija in arhiviranje fizičnih dokumentov
- Zagotavljanje skladnosti z zakonodajo in internimi politikami
- Sodelovanje z različnimi oddelki glede dokumentacije
- Spremljanje rokov hrambe dokumentov
- Priprava poročil o stanju dokumentacije
- Usposabljanje zaposlenih o pravilnem rokovanju z dokumenti
- Zagotavljanje varnosti in zaupnosti dokumentov
- Podpora pri notranjih in zunanjih revizijah
- Upravljanje dostopa do dokumentov
Zahteve
Text copied to clipboard!- Srednješolska ali višja izobrazba (prednost imajo smeri administracije ali informatike)
- Izkušnje z upravljanjem dokumentov ali arhiviranjem
- Poznavanje zakonodaje o varstvu osebnih podatkov (npr. GDPR)
- Sposobnost dela z informacijskimi sistemi za upravljanje dokumentov
- Odlične organizacijske sposobnosti
- Natančnost in zanesljivost
- Sposobnost samostojnega in timskega dela
- Dobro znanje slovenskega jezika (pisno in ustno)
- Osnovno znanje angleškega jezika
- Poznavanje orodij MS Office (Word, Excel, Outlook)
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z upravljanjem dokumentov?
- Ali ste že delali z digitalnimi arhivi ali DMS sistemi?
- Kako zagotavljate skladnost dokumentacije z zakonodajo?
- Kako bi organizirali dokumente za nov oddelek?
- Kako bi ravnali z zaupnimi dokumenti?
- Ali imate izkušnje z usposabljanjem sodelavcev?
- Kako spremljate roke hrambe dokumentov?
- Ali ste sodelovali pri revizijah dokumentacije?
- Katera orodja uporabljate za organizacijo dela?
- Kako bi ravnali v primeru izgube pomembnega dokumenta?
